Le conseil municipal de Salaberry-de-Valleyfield dévoile sa solution de conseil sans papier en direct devant ses citoyens et les médias

18/11/2008

Publication immédiate - Montréal, Québec, Canada - 18 novembre 2008 - Le 18 novembre 2008 à 19 h, le conseil municipal de la ville de Salaberry-de-Valleyfield tiendra, en la salle du conseil de l'hôtel de ville, en présence de ses citoyens, des médias et par la voie de sa télévision locale, sa première séance du conseil intégralement sans papier grâce au module Conseil sans papier - Docuthèque de la compagnie Irosoft.

Une première dans le monde municipal québécois

Même si d'autres villes du Québec et d'ailleurs déclarent tenir des conseils sans papier, les séances du conseil de Salaberry-de-Valleyfield innovent, car tous les documents relatifs aux réunions sont numériques dès leur création et intégrés, de façon automatisée, au processus de préparation et de tenue des séances du conseil de ville.

En effet, le greffier peut facilement rassembler et organiser les documents d'appui aux décisions, y compris les documents couleurs (photos, plans, etc.), et faire générer automatiquement l'ordre du jour complet de la séance, incluant des liens hypertextes vers les documents d'appui.

Les élus, quant à eux, peuvent facilement consulter l'ordre du jour et les documents d'appui avant et pendant la réunion. Ils peuvent annoter les documents et partager leurs annotations avec d'autres membres du conseil en temps réel.

« Il s'agit du premier vrai conseil sans papier à être implanté dans une ville au Québec ! » déclare Jacques Lemieux, trésorier et directeur du Service de la gestion financière et de l'informatique de Salaberry-de-Valleyfield. « De la rédaction des documents issus des différents services municipaux, à la préparation et à la tenue des séances du conseil, puis à l'archivage des documents, il est possible, avec la solution de gestion documentaire intégrée Docuthèque, de ne jamais imprimer une page. » explique-t-il.

Une révolution au bénéfice des citoyens

En utilisant le module Conseil sans papier du logiciel Docuthèque, le maire, ses conseillers et tous les responsables des services municipaux impliqués dans l'administration de la ville contribuent à améliorer la gestion et à mieux maîtriser les coûts de fonctionnement de la municipalité.

Les réunions sans papier se tiendront bientôt dans tous les services, ce qui permettra d'atteindre les objectifs fixés par la Ville d'augmenter l'efficacité et le travail collaboratif et de réduire l'espace et le temps perdu dans la gestion du papier.

« Le conseil sans papier est sans doute la phase la plus spectaculaire du processus de gestion documentaire de la Ville, mais ce n'est qu'un des aspects de la révolution électronique qui est en train de s'y produire. » d'ajouter Jacques Lemieux. « Au bout du compte, ce sont les citoyens qui bénéficieront de cette révolution. » conclut-il.