Conseil sans papier

Docuthèque Conseil sans papier est un module spécialisé de Docuthèque Entreprise conçu pour préparer et tenir des réunions sans papier. Il permet de :

  • Préparer et tenir toutes sortes de réunions formelles (conseils municipaux, commissions techniques, comités exécutifs, comités de travail, conseils d’administration, etc.)
  • Créer des ordres du jour automatiquement au dépôt des documents afférents
  • Apposer des signatures manuscrites cryptées aux documents
  • Naviguer parmi les documents afférents à l’aide d’un ordre du jour dynamique
  • Avoir un aperçu du classement des documents avant la génération d’une réunion
  • Annoter les documents en ligne
  • Attribuer de façon sélective des autorisations d’accès aux annotations personnelles
  • Générer automatiquement les résolutions et procès-verbaux
  • Consulter les réunions antérieures archivées
  • Rechercher le détail des résolutions
  • Diminuer le temps de préparation et de diffusion des documents
  • Aider à la mise en place de politiques « vertes » en contribuant à réduire le gaspillage de papier

Principales fonctionnalités

  • Gestion du cycle de vie et archivage complet des documents (papier et numériques)
  • Génération automatique des ordres du jour à partir des documents afférents
  • Large éventail de fonctionnalités de recherche simple et avancée dans le texte, les métadonnées et les annotations : recherche booléenne, antidictionnaire (liste de mots vides), recherche combinée, recherche progressive, etc.
  • Gestion des versions (possibilité de retour à une version antérieure)
  • Intégration native à MicrosoftMD Office
  • Connectivité avec GroupWiseMD, Lotus NotesMD, OpenOffice, Adobe AcrobatMD, Windows ExplorerMD, WordPerfectMD, etc.
  • Outils de collaboration puissants et annotations multiutilisateurs repositionnables
  • Accès au contenu hors connexion et via mobiles (iOS, Android)
  • Conversion PDF, PDF/A et XHTML
  • Fonction glisser-déposer (drag-and-drop) pour les objets de contenu
  • Gestion de processus de signature manuscrite cryptée et numérique
  • etc.

Avantages et applications

Économies de temps et d’argent

  • Amélioration de l’efficacité au travail grâce à l’accès en temps réel aux ordres du jour et aux documents afférents et à la recherche d’information facilitée
  • Authenticité des documents assurée par la présence de signatures manuscrites cryptées
  • Environnement de collaboration unique
  • Diminution des coûts de manutention et d’entreposage des documents de réunion

Amélioration de l’efficacité des services

  • Préparation des réunions et consultation des documents simplifiées
  • Travail facilité par l’élimination du transport et de la manipulation de documents lourds et encombrants
  • Point d'accès unique et facile à consulter pour les intervenants ayant besoin de recourir aux décisions

Promotion des objectifs d'administration, de gouvernance et économiques

  • Approche visionnaire et globale de la gestion de l’information organisationnelle
  • Suivi des exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.R.Q C-1.1)
  • Diminution de l'impact de l'importante attrition des ressources prévisibles pour les prochaines années

Caractéristiques techniques

  • Windows XP et plus (32 et 64 bits)
  • Internet Explorer 7.x et plus
  • API SOAP, REST et CMIS