Conseil sans papier

Docuthèque Conseil sans papier est un module spécialisé de Docuthèque Entreprise conçu pour préparer et tenir des réunions sans papier. Il permet de :

• Préparer et tenir toutes sortes de réunions formelles (conseils municipaux, commissions techniques, comités exécutifs, comités de travail, conseils d’administration, etc.)
• Créer des ordres du jour automatiquement au dépôt des documents afférents
• Apposer des signatures manuscrites cryptées aux documents
• Naviguer parmi les documents afférents à l’aide d’un ordre du jour dynamique
• Avoir un aperçu du classement des documents avant la génération d’une réunion
• Annoter les documents en ligne
• Attribuer de façon sélective des autorisations d’accès aux annotations personnelles
• Générer automatiquement les résolutions et procès-verbaux
• Consulter les réunions antérieures archivées
• Rechercher le détail des résolutions
• Diminuer le temps de préparation et de diffusion des documents
• Aider à la mise en place de politiques « vertes » en contribuant à réduire le gaspillage de papier

Principales fonctionnalités

• Gestion du cycle de vie et archivage complet des documents (papier et numériques)
• Génération automatique des ordres du jour à partir des documents afférents
• Large éventail de fonctionnalités de recherche simple et avancée dans le texte, les métadonnées et les annotations : recherche booléenne, antidictionnaire (liste de mots vides), recherche combinée, recherche progressive, etc.
• Gestion des versions (possibilité de retour à une version antérieure)
• Intégration native à Microsoft^MD Office
• Connectivité avec GroupWise^MD, Lotus Notes^MD, OpenOffice, Adobe Acrobat^MD, Windows Explorer^MD, WordPerfect^MD, etc.
• Outils de collaboration puissants et annotations multiutilisateurs repositionnables
• Accès au contenu hors connexion et via mobiles (iOS, Android)
• Conversion PDF, PDF/A et XHTML
• Fonction glisser-déposer (drag-and-drop) pour les objets de contenu
• Gestion de processus de signature manuscrite cryptée et numérique
• etc.

Avantages et applications

Économies de temps et d’argent

• Amélioration de l’efficacité au travail grâce à l’accès en temps réel aux ordres du jour et aux documents afférents et à la recherche d’information facilitée
• Authenticité des documents assurée par la présence de signatures manuscrites cryptées
• Environnement de collaboration unique
• Diminution des coûts de manutention et d’entreposage des documents de réunion

Amélioration de l’efficacité des services

• Préparation des réunions et consultation des documents simplifiées
• Travail facilité par l’élimination du transport et de la manipulation de documents lourds et encombrants
• Point d'accès unique et facile à consulter pour les intervenants ayant besoin de recourir aux décisions

Promotion des objectifs d'administration, de gouvernance et économiques

• Approche visionnaire et globale de la gestion de l’information organisationnelle
• Suivi des exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.R.Q C-1.1)
• Diminution de l'impact de l'importante attrition des ressources prévisibles pour les prochaines années

Caractéristiques techniques

• Windows XP et plus (32 et 64 bits)
• Internet Explorer 7.x et plus
• API SOAP, REST et CMIS