Gestion électronique de documents et d'archives

Docuthèque Entreprise est une suite intégrée de gestion électronique de documents (GED) et de gestion d’archives (GID) spécifiquement conçue pour aider les organisations à créer, à modifier, à annoter, à partager, à approuver, à publier, à diffuser et à archiver leurs contenus aussi bien papier que numériques et leur permettre d’atteindre leurs objectifs de gouvernance globale de l’information et de préservation de leur mémoire institutionnelle. Elle permet de gérer autant les documents de travail que les documents d’archives courants (actifs), intermédiaires (semi-actifs) et historiques (inactifs).

Docuthèque Entreprise a été développée pour être facile à utiliser et pour satisfaire aux exigences actuelles des entreprises en matière de rapidité, d’extensibilité et de sécurité les plus rigoureuses. La solution est aussi conçue dans le respect des normes et exigences législatives et réglementaires en matière de gestion de contenu multilingue. Docuthèque est la seule suite logicielle offrant une gestion réellement intégrée du contenu numérique et papier. La suite peut être déployée sur site ou en mode hébergé.

Principales fonctionnalités de gestion électronique de documents

Principales fonctionnalités de gestion de documents d’archives

  • Nombre illimité de calendriers de conservation et de délais de conservation (actif/semi-actif/inactif, primaire/secondaire, etc.)
  • Nombre illimité de plans de classification
  • Gestion d’un nombre illimité d’entrepôts, de pièces, de rangées, de casiers, de tablettes, de dossiers physiques, d’espaces institutionnels, de collections, de séries, de classeurs, de dossiers numériques, de fichiers, etc.
  • Gestion des objets patrimoniaux incluant les normes RDDA (Règles de Description Des Archives) et SMQ (Info-Muse de la Société des Musées du Québec)
  • Gestion des étiquettes
  • Gestion des prêts et des emprunts
  • etc.

Autres fonctionnalités

  • Application Web facilitant l’accès distant et l’utilisation multisite
  • Base documentaire supportant nativement XML, SGML, Unicode, Z39.50, HTTP et autres normes de l’industrie
  • Base de données extensible pouvant indexer et rechercher des collections de documents de plusieurs gigaoctets et pouvant aller jusqu’à plusieurs téraoctets
  • Héritage de métadonnées
  • Plusieurs niveaux de sécurité (par héritage) et accès au contenu par rôles
  • Génération de rapports (formulaire de règles de conservation de BAnQ, index des mots-clefs, calendrier de conservation, plan de classification, versement à la BAnQ, transfert au Centre de Conservation des Documents (CCD) du CSPQ Québec, etc.)
  • Support d’Unicode/UTF-8
  • Support de LDAP/Active Directory/SSO (single sign on ou authentification unique)
  • Service Web de type SOAP
  • Service Web de type CMIS pour la mobilité (iOS, Android)
  • Support de OpenSearch
  • Journal complet des événements
  • Interface bilingue (français, anglais)
  • Aide en ligne
  • etc.

Avantages et applications

Gestion des documents d’archives, création d’un centre de documentation

  • Organisation et classement harmonisés des documents papier et numériques
  • Repérage rapide des documents papier
  • Mise en application et respect des exigences légales et des politiques internes de préservation des contenus

Rapports de performance

  • Identification, gestion et contrôle de la documentation produite par l’organisation
  • Accès rapide à tous les documents relatifs aux audits internes
  • Suivi des cycles de révision des documents
  • Mise en application des calendriers de conservation des documents

Gestion de dossiers client

  • Création de dossiers client pouvant compter des pièces papier, numérisées ou numériques
  • Centralisation de la gestion des dossiers client
  • Protection de la confidentialité des informations personnelles

Promotion des objectifs d'administration, de gouvernance et économiques

  • Approche visionnaire et globale de la gestion de l’information organisationnelle
  • Suivi des exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.R.Q C-1.1)
  • Diminution de l'impact de l'importante attrition des ressources prévisibles pour les prochaines années

Avantages collatéraux

  • Amélioration de l’efficacité de votre organisation
  • Création de groupes de travail à distance
  • Diminution des pertes de temps et d’argent en recherche d’informations
  • Optimisation de l’archivage, de la diffusion et de la réutilisation des documents numérisés
  • Conformité avec les exigences légales de conservation et de traçabilité
  • Préservation de l’intégrité des documents
  • Amélioration du service aux clients internes et externes
  • Mise en place de politiques « vertes » en contribuant à réduire le gaspillage de papier

Caractéristiques techniques

  • Windows XP et plus (32 et 64 bits)
  • Internet Explorer 7.x et plus
  • API SOAP, CMIS et REST

Directives, normes et cadres législatifs

  • Norme ISO 15489 sur la gestion des documents d’archives
  • MoReq2
  • RFC 1738
  • Avery 5159, 5162 & 5168
  • Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (2000, ch. 5) – PRPDÉ
  • L.R.Q, chapitre A-2.1 – Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
  • L.R.Q., chapitre A-21.1 – Loi sur les archives
  • L.R.Q. c P-9.002 – Loi sur le patrimoine culturel
  • Directive sur la sécurité de l'information gouvernementale, 11 avril 2006
  • L.R.Q., chapitre C-1.1 – Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information
  • Loi sur la preuve au Canada (L.R., 1985, ch. C-5)
  • RDDA (Règles de Description Des Archives) et SMQ (Info-Muse de la Société des Musées du Québec)
  • Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)
  • Profils de métadonnées gouvernementaux
  • Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)