Docuthèque

La gestion documentaire tout simplement

Docuthèque est une application de gestion intégrée de documents et d'archives destinée à aider les organisations à gérer efficacement leurs documents et leurs archives électroniques et papier.

Docuthèque permet la création, la modification, le partage, l'approbation, la diffusion et l'archivage des documents sans qu'il ne soit nécessaire de les imprimer.

Ce système intégré permet également de respecter les règles de sécurité, de diffusion, de protection des renseignements nominatifs, de confidentialité et de conservation

Simplicité d'utilisation

Docuthèque est accessible à tous les utilisateurs autorisés par le biais de leur navigateur Web.

Les opérations de gestion, de consultation et de recherche s'effectuent par le biais d'une interface Web conviviale permettant une prise en main rapide.

Les fonctionnalités de gestion des documents, des dossiers, des plans de classification et du calendrier de conservation sont accessibles dans une seule fenêtre, conçue selon le principe de l'explorateur de fichiers Windows® (Windows Explorer®).

Recherche simple et avancée

Docuthèque offre des fonctionnalités de recherche dans le texte intégral ou dans les métadonnées des documents ainsi que des fonctionnalités de recherche combinée.

Sécurité

L'accès à Docuthèque est contrôlé par mot de passe.

L'accès aux documents, dossiers, plans de classification, etc. est contrôlé par des règles de sécurité définies par utilisateur ou par groupe d'utilisateurs.

Les utilisateurs ont le choix de partager ou non les annotations qu'ils saisissent. Ils peuvent attribuer différents niveaux d'accès à leurs annotations partagées.

Intégrité des documents

Le document original stocké dans Docuthèque n'est jamais altéré. Les propriétés descriptives (métadonnées) saisies par les utilisateurs sont liées au document, mais elles ne sont pas incluses dans celui-ci. Il en est de même pour le surlignage et les annotations des utilisateurs, lesquels sont superposés au document.

Pérennité et interopérabilité

La pérennité et l'interopérabilité des documents, métadonnées, plan de classification, calendrier de conservation et annotations sont assurées. Ceux-ci peuvent être facilement exportés selon des normes reconnues (XML, RDF, SKOS) portables sur d'autres systèmes et consultables à long terme.