Élagage de fichiers

Survol du projet

Application d'élagage de doublons de fichiers

• Client : Ministère des Transports du Québec (MTQ).
• Mandat : Concevoir et développer une application permettant de détecter et de supprimer les doublons de fichiers sur les différents postes de travail et serveurs de documents du ministère.
• Solution : DocUnik
• Services fournis : Analyse, conception, développement.
• Technologies utilisées : Oracle.

Problématique du client

Le ministère des Transports du Québec souhaitait implanter un système de gestion documentaire et instaurer une nouvelle méthode de travail au sein de ses différents départements. Il souhaitait que son personnel adopte de nouvelles habitudes de classement et de gestion des documents et des courriels utilisés comme documents administratifs.

Pour implanter ce nouveau système de gestion documentaire, le ministère des Transports avait déterminé qu'il était nécessaire, avant d'initialiser la moindre conversion de document, de supprimer tous les fichiers en double sur les ordinateurs pour ne conserver qu'un exemplaire à stocker dans le futur système de gestion documentaire.

Il était évident que cet élagage de fichiers devait être fait de façon très rigoureuse, avec un outil fiable, lequel permettrait aux utilisateurs de contrôler la suppression et le déplacement des fichiers et de faire une sauvegarde de secours de certains fichiers, au besoin.

Une autre contrainte était la quantité de fichiers à analyser au ministère des Transports du Québec: 12 millions !

Solution proposée

Irosoft a proposé au ministère un logiciel de détection de doublons de fichiers qu'elle a développé : DocUnik.

DocUnik compare les fichiers sur chaque poste de travail où il est lancé avec un lot de fichiers de référence identifié par l'administrateur sur le réseau. Il inspecte tous les fichiers, que ce soit des fichiers Word, PDF, XML ou JPG; il parcourt les fichiers archives (.ZIP) et les pièces jointes aux courriels. DocUnik présente la liste des fichiers de contenu identique (doublons) ou similaire (quasi-doublons) en regroupant les doublons et quasi-doublons. L'utilisateur a ensuite la responsabilité de sélectionner les fichiers qu'il veut conserver ou déplacer et de lancer la suppression des fichiers inutiles.

DocUnik a été déployé au ministère des Transports du Québec de façon autonome sur 500 postes de travail.

Résultats

• DocUnik a pris en charge la tâche longue et ardue de comparer 12 millions de fichiers, laissant le personnel du ministère se consacrer à d'autres tâches.
• L'élagage des fichiers s'est fait beaucoup plus rapidement que ne l'aurait fait le personnel.
• Le ministère a pu facilement centraliser tous ses fichiers importants et en faire l'inventaire, par le fait même.

Commentaires du client

« Ce logiciel nous permet de trouver et d'éliminer les doublons de documents tant sur les postes de travail que sur les serveurs. [...] Un autre aspect intéressant de ce logiciel est la fonction d'administrateur de système. Cette fonctionnalité permet de mieux gérer l'épuration des doublons et quasi-doublons à l'échelle de l'entreprise. [...] En résumé, si on a besoin d'un logiciel pour détecter, gérer ou éliminer des doublons ou quasi-doublons de documents dans une entreprise, DocUnik est un très bon choix. »

Pierre Eubanks,
ministère des Transports du Québec

Points forts

• Détection de fichiers au contenu identique.
• Détection de fichiers au contenu similaire.
• Robustesse : analyse de plusieurs millions de fichiers.
• Fonctions d'administration : contrôle centralisé de l'avancement du processus d'élagage.
• Inspection de fichiers archives et de pièces jointes aux courriels.