Réunion sans papier

Réunion sans papier est une solution conçue pour la préparation et la tenue de réunions efficaces et collaboratives, papier en moins. Adaptée à tout type de réunion, elle permet de naviguer parmi les documents à l’aide d’ordres du jour dynamiques, d’apposer des signatures, de faire des annotations, de générer automatiquement les résolutions et procès-verbaux et de diffuser les documents, le tout, de façon conviviale et sécuritaire. 

Réunion sans papier peut être déployée sur place, en mode hébergé ou en mode nuage, et peut être connectée à la solution de gestion documentaire Docuthèque.

Applications :

  • Préparer et tenir toutes sortes de réunions formelles (conseils municipaux, commissions techniques, comités exécutifs, comités de travail, conseils d’administration, etc.)
  • Créer des ordres du jour automatiquement au dépôt des documents afférents
  • Apposer des signatures manuscrites cryptées aux documents
  • Naviguer parmi les documents afférents à l’aide d’un ordre du jour dynamique
  • Avoir un aperçu du classement des documents avant la génération d’une réunion
  • Annoter les documents en ligne et hors ligne
  • Générer automatiquement les résolutions et procès-verbaux
  • Consulter les réunions antérieures archivées
  • Rechercher le détail des résolutions
  • Diminuer le temps de préparation et de diffusion des documents
  • Aider à la mise en place de politiques « vertes » en contribuant à réduire le gaspillage de papier

 

Principales fonctionnalités

  • Large éventail de fonctionnalités de recherche simple et avancée dans le texte, les métadonnées et les annotations
  • Gestion des versions (possibilité de retour à une version antérieure)
  • Large éventail de fonctionnalités de recherche simple et avancée dans le texte, les métadonnées et les annotations
  • Intégration native à MicrosoftMD Office
  • Connectivité avec GroupWiseMD, Lotus NotesMD, OpenOfficeMD, Adobe AcrobatMD, WordPerfectMD, etc.
  • Compatible avec les principaux navigateurs: ExplorerMD, ChromeMD, FirefoxMD et SafariMD
  • Annotations repositionnables
  • Notifications par courriel
  • Accès au contenu hors connexion
  • Conversion PDF, PDF/A et XHTML
  • Accès au contenu par tablettes digitales et téléphones mobiles
  • Fonction glisser-déposer (drag-and-drop) pour les objets de contenu
  • Signature protégée par mot de passe
  • Gestion du cycle de vie et archivage complet des documents (papier et numériques) lorsque connectée à Docuthèque
  • Déploiement sur place, en mode hébergé ou en mode nuage

Avantages et applications

> Économies de temps et d’argent

  • Amélioration de l’efficacité au travail grâce à l’accès en temps réel aux ordres du jour et aux documents afférents et à la recherche d’information facilitée
  • Environnement de collaboration unique améliorant la productivité
  • Diminution des coûts de manutention et d’entreposage des documents de réunion

Amélioration de l’efficacité des services

  • Préparation des réunions et consultation des documents simplifiées
  • Travail facilité par l’élimination du transport et de la manipulation de documents lourds et encombrants
  • Point d'accès unique et facile à consulter pour les intervenants ayant besoin de recourir aux décisions

Promotion des objectifs d'administration, de gouvernance et économiques

  • Approche visionnaire et globale de la gestion de l’information organisationnelle
  • Suivi des exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.R.Q C-1.1)
  • Diminution de l'impact de l'attrition des ressources 
  • Contrôle, traçabilité et sécurité accrus
  • Authenticité des documents assurée par signatures protégées par mot de passe

Caractéristiques techniques

  • Windows 7 et plus (32 et 64 bits)
  • Internet Explorer 10 et plus,  Chrome 44.0 et plus, Firefox 40.0 et plus, Safari 8.0 et plus
  • API SOAP, REST et CMIS